Promocja RPO WM

Elementarz promocji projektu

Czy wiesz, że zastosowanie niewłaściwego logo, pominięcie go lub brak pola ochronnego może skutkować uznaniem podczas kontroli, że dany wydatek jest niekwalifikowalny i nakazana zostanie korekta finansowa? Dlatego, chcąc rozwiać wątpliwości i zapewnić bezproblemową realizację projektu, przygotowaliśmy poniższą „ściągę”. Przeczytaj, zastosuj w praktyce, a nie będziesz obawiać się kontroli.

Czy zastanawiałeś się, dlaczego tak ważnym elementem realizacji projektu jest jego promocja? I dlaczego tak duży nacisk kładziemy na prawidłowe realizowanie działań promocyjnych? Już wyjaśniamy: promocja jest nieodłącznym elementem realizacji projektu, który otrzymał dofinansowanie z Funduszy Europejskich. Każdy obywatel Unii Europejskiej ma prawo wiedzieć, jak i na co są one wydawane. Są to przecież pieniądze publiczne.

Promocja projektu nie jest skomplikowanym procesem. Trzeba znać kilka zasad i stosować się do nich. Poza tym to niewielki wysiłek w porównaniu z ogromem zysków, jakie przynoszą Fundusze Europejskie.

Jaki fundusz?

Podstawowym obowiązkiem informacyjno-promocyjnym w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego jest powiadomienie opinii publicznej, że dane przedsięwzięcie było możliwe m.in. dzięki pomocy z Funduszy Europejskich: Europejskiego Funduszu Społecznego i Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego.

Graficzne przedstawienie informacji o programie oraz funduszach jest już zawarte w logo RPO WM 2014-2020. Tym samym – w wielu wypadkach – nie trzeba wprowadzać dodatkowego opisu.

O czym mówi logo RPO WM 2014-2020?

Na logo RPO WM 2014-2020 składają się 4 różne znaki graficzne wraz z odniesieniami słownymi. Układem tym rządzi ściśle określona kolejność i proporcje. Teksty dołączone do znaków graficznych informują przede wszystkim, skąd są środki współfinansujące projekt. W odniesieniu do Funduszy Europejskich – o tym, z jakiego programu i funduszu, a w wypadku Regionalnego Programu Operacyjnego – z budżetu jakiego województwa.

W podstawowym poziomym zestawieniu pierwszy od strony lewej jest zawsze znak Funduszy Europejskich z odniesieniem do Programu (Regionalny Program). Ostatnim znakiem w zestawieniu jest znak Unii Europejskiej z odniesieniem do Funduszu (Europejski Fundusz Społeczny, Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego, a jeśli łącznie – to Europejskie Fundusze Strukturalne i Inwestycyjne).

A co pomiędzy nimi? Od 1 stycznia 2018 r. kolejnym znakiem w ciągu są barwy Rzeczpospolitej Polskiej (wprowadzenie go dotyczy to projektów, które umowę o dofinansowanie lub aneks mają podpisane po 1 stycznia 2018 r.). Stałym elementem (trzecim) jest marka Mazowsze.

W przypadku pionowego układu obowiązuje analogiczny układ, zatem znak FE jest na samej górze, a znak UE – na dole zestawienia, pomiędzy barwami RP i marką Mazowsze.

Z zasadami tworzenia zestawienia (w tym proporcje, kolejność, odległości pomiędzy poszczególnymi znakami czy wielkość pola ochronnego) można zapoznać się na stronie funduszedlamazowsza.eu/promocja.

Gdzie umieścić logo RPO WM 2014-2020?

Obowiązkowo musi zostać umieszczone na/w:

  • tablicach informacyjnych i pamiątkowych
  • plakatach, bilbordach
  • materiałach informacyjnych i promocyjnych dotyczących projektu, np. ulotkach, broszurach, publikacjach, notatkach prasowych, stronach internetowych, newsletterach, mailingach, materiałach filmowych i promocyjnych, materiałach konferencyjnych, tabliczkach i naklejkach informacyjnych oraz materiałach brandingowych i wystawowych
  • korespondencji drukowanej dotyczącej projektu
  • dokumentach związanych z realizacją projektu, które podaje się do wiadomości publicznej, np. dokumentacji przetargowej, ogłoszeniach, analizach, raportach, wzorach umów i wniosków
  • dokumentach i materiałach dla osób i podmiotów uczestniczących w projekcie, np. zaświadczeniach, certyfikatach, zaproszeniach, materiałach informacyjnych, programach szkoleń i warsztatów, listach obecności, prezentacjach multimedialnych.

Uwaga na barwy RP

Stosuje się przede wszystkim kolorową poziomą wersję logo. Precyzyjnie o wprowadzonych zmianach pisaliśmy w artykule „Nowe barwy promocji” w e-biuletynie 6/2017. W szczególnych wypadkach, gdy nie ma możliwości technicznych na wydruk kolorowy (brak kolorowej drukarki lub techniki zastosowane przy oznaczeniach, jak grawerowanie czy trawienie, na to nie pozwalają), wolno zastosować wersję achromatyczną, czyli elementy graficzne w postaci tylko dwóch barw – czerni i bieli, i monochromatyczną – elementy graficzne w odcieniach jednej barwy.

Należy pamiętać, że jeśli logo RPO WM nie może być kolorowe, barw RP się na nim nie zamieszcza.

Co z innymi logami?

Jeśli chciałbyś w zestawieniu znaków umieścić swoje logo jako beneficjenta danego projektu (np. urząd miasta, starostwo powiatowe), możesz to zrobić, z zastrzeżeniem jednak, że znajdzie się ono poza logo RPO WM (w innej linii). Trzeba przy tym pamiętać o proporcjach (szczegółowe informacje o zasadach można znaleźć na stronie: funduszedlamazowsza.eu/promocja).

Kontrole zwrócą uwagę, czy na materiałach nie zostanie zamieszczone logo wykonawców, którzy realizują działania i usługi w ramach projektu. Należy o tym pamiętać, że jest to niedopuszczalne.

Jak oznaczać materiały w formie dźwiękowej?

W reklamie dźwiękowej bez elementów graficznych (np. spoty/audycje radiowe) na jej końcu powinien znaleźć się komunikat słowny informujący, z jakich środków finansowany jest dany projekt/inwestycja/wydatek (np.: Wydatek współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2014-2020).

Tablice informacyjne i pamiątkowe

Zakres obowiązkowej promocji jest zależny od rodzaju i wartości dofinansowania projektu. Granicę taką wyznacza kwota 500 tys. euro pozyskanych z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego lub/i Europejskiego Funduszu Społecznego. Projekty realizowane w zakresie infrastruktury lub prac budowlanych dofinansowane kwotą ponad 500 tys. euro w trakcie realizacji projektu trzeba oznaczyć tablicą informacyjną, którą po zrealizowaniu projektu powinna zastąpić tablica pamiątkowa. Do zamieszczenia tablicy pamiątkowej są ponadto zobowiązani beneficjenci, którzy w ramach projektu zakupili środki trwałe za ponad 500 tys. euro.

Pamiętaj, że na tablicy muszą znaleźć się:

  • nazwa beneficjenta
  • tytuł projektu
  • cel projektu
  • logo RPO WM składające się ze: znaku FE, barwy RP (w przypadku projektów, które umowę o dofinansowanie lub aneks mają podpisane po 1 stycznia 2018 r.), znaku UE
  • logo marki Mazowsze
  • adres portalu mapadotacji.gov.pl/.

Minimalny rozmiar tablicy informacyjnej to 80×120 cm. W przypadku projektów związanych ze znacznymi inwestycjami infrastrukturalnymi i pracami budowlanymi zaleca się, by powierzchnia tablicy informacyjnej nie była mniejsza niż 6 m kw. Należy ją zamieścić w miejscu dobrze widocznym i ogólnodostępnym, tak aby jak największa liczba osób dowiedziała się, że właśnie przeprowadzana lub zakończona inwestycja była dofinansowana z Funduszy Europejskich.

Te same zasady dotyczące wielkości oraz lokalizacji obowiązują dla dużych tablic pamiątkowych. Zamieszczanie małych tabliczek pamiątkowych (np. format A4 – 21×29,7 cm lub A3 – 29,7×42 cm) jest dozwolone tam, gdzie bardzo ważne jest uwzględnienie kontekstu przyrodniczego, kulturowego lub społecznego.

Wzór tablicy informacyjnej i pamiątkowej jest obowiązkowy. Nie można go modyfikować, dodawać znaków (np. dodatkowe loga) lub innych informacji poza tymi obowiązkowymi. Wzory tablic można znaleźć na stronie funduszedlamazowsza.eu/promocja.

 

Plakat informacyjny

Jeśli nie jesteś zobowiązany do umieszczania tablicy informacyjnej lub pamiątkowej, w trakcie realizacji projektu zamieszczasz wyłącznie plakat (minimalny rozmiar to A3 – 29,7×42 cm), na którym muszą się znaleźć następujące informacje:

  • nazwa beneficjenta
  • tytuł projektu
  • wysokość wkładu Unii Europejskiej w projekt
  • zestaw logo – znaki FE, UE oraz logo marki Mazowsze.

Dodatkowo wskazane (ale niewymagane) będzie umieszczenie informacji o tym, jaki jest cel projektu, oraz adresu portalu mapadotacji.gov.pl.

Pomyśl o tym, by odpowiednio zabezpieczyć plakat, tak by przez cały czas ekspozycji wyglądał estetycznie. Warto wykonać go z trwalszego tworzywa lub odpowiednio go zabezpieczyć, gdyż Twoim obowiązkiem jest dbałość o to, aby informacja była cały czas wyraźnie widoczna. Uszkodzony lub nieczytelny plakat musisz wymienić.

Strona internetowa

W czasach wszechobecności internetu informacje na temat projektu przekazywane są przez strony www. Beneficjent posiadający własną stronę internetową jest zobowiązany umieścić na niej:

  • znak Unii Europejskiej
  • znak Funduszy Europejskich
  • logo marki Mazowsze
  • krótki opis projektu.

Jeśli struktura danej strony na to pozwala, znaki i informacje o projekcie można umieszczać na głównej stronie lub istniejącej już podstronie. Powszechną praktyką jest także przygotowanie specjalnej zakładki na informacje o realizowanych przez dany podmiot projektach. To rozwiązanie ułatwia potencjalnym zainteresowanym odnalezienie poszukiwanych treści.

Co robić w szczególnych wypadkach?

W uzasadnionych przypadkach możesz zwrócić się do instytucji przyznającej dofinansowanie z propozycją zastosowania innej formy, lokalizacji lub wielkości oznaczeń projektu. Jest to możliwe wyłącznie wtedy, gdy ze względu na przepisy prawa nie można zastosować przewidzianych wymogów informowania o projekcie lub kiedy zastosowanie takich form wpłynęłoby negatywnie na realizację projektu lub jego rezultaty.

Po zapoznaniu się z Twoją propozycją instytucja przyznająca dofinansowanie może wyrazić zgodę na odstępstwa lub zmiany. Pamiętaj, że potrzebujesz pisemnej zgody. Musisz ją przechowywać na wypadek kontroli.

Pamiętaj, że kontroli podlegają również dokumenty potwierdzające realizację działań związanych z promocją projektu. Przechowuj je razem z pozostałymi dokumentami projektowymi przez czas określony w umowie o dofinansowanie.

Dokumentację możesz przechowywać w formie papierowej albo elektronicznej, np. jako skany dokumentów, zdjęcia, kopie (zrzuty) stron internetowych. Jeśli na potrzeby projektu powstały materiały informacyjne, możesz przechowywać ich pojedyncze egzemplarze (np. broszury, publikacje) albo tylko ich zdjęcia. Koszty tych działań musisz dokumentować w taki sam sposób, jak inne wydatki.

Gdzie szukać szczegółowych informacji:
Zasady, jakimi należy kierować się przy promocji projektów, można znaleźć na stronach:
www.funduszedlamazowsza.eu/zasady-dla-umow-podpisanych-do-31-grudnia-2017-r/
www.funduszedlamazowsza.eu/aktualnosci/poradnik-beneficjenta/.

Zasady dotyczące projektowania stron www dostosowanych do potrzeb osób niepełnosprawnych przedstawiliśmy w artykule „Na równych zasadach” w biuletynie 4/2017 i w e-biuletynie 6/2017.